CSKH
BLUEWEB | QUẢN TRỊ VÀ CHĂM SÓC WEBSITE DOANH NGHIỆP
Thuê chăm sóc website hằng tháng, doanh nghiệp cần nhận được báo cáo gì?
Một website hoạt động ổn định không chỉ cần được cập nhật nội dung. Doanh nghiệp còn cần biết những công việc đã thực hiện, lỗi đã xử lý, tình trạng kỹ thuật và các vấn đề cần ưu tiên trong tháng tiếp theo.
Tìm hiểu dịch vụ chăm sóc website →Nhiều doanh nghiệp thuê dịch vụ chăm sóc website để tiết kiệm thời gian quản lý, cập nhật thông tin và duy trì hoạt động ổn định. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, không ít khách hàng gặp khó khăn khi đánh giá chất lượng công việc đã được thực hiện.
Website vẫn truy cập bình thường, nhưng liệu dữ liệu đã được sao lưu? Các lỗi kỹ thuật có được theo dõi? Nội dung nào đã cập nhật? Có những vấn đề nào cần xử lý trong thời gian tới?
Đó là lý do báo cáo chăm sóc website hằng tháng nên được xem là một công cụ quản lý quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi công việc, kiểm soát chất lượng dịch vụ và chủ động kế hoạch phát triển website.
Một báo cáo tốt cần trả lời 4 câu hỏi
01
Đã làm gì?Liệt kê những hạng mục đã hoàn thành.
02
Kết quả ra sao?Ghi nhận kết quả kiểm tra và xử lý.
03
Còn vấn đề gì?Nêu lỗi tồn đọng và mức độ ưu tiên.
04
Tháng tới làm gì?Đề xuất kế hoạch cải thiện phù hợp.
Vì sao doanh nghiệp cần báo cáo chăm sóc website định kỳ?
Báo cáo định kỳ không chỉ phục vụ việc xác nhận công việc giữa khách hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ. Đây còn là cơ sở để doanh nghiệp quản lý tài sản số của mình.
- Minh bạch công việc: Biết những hạng mục đã thực hiện trong tháng.
- Kiểm soát chất lượng: Theo dõi tình trạng website và những lỗi đã xử lý.
- Chủ động bảo trì: Phát hiện các vấn đề cần theo dõi trước khi trở nên nghiêm trọng.
- Đánh giá chi phí: Đối chiếu công việc thực tế với phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận.
- Lập kế hoạch: Xác định nội dung, chức năng hoặc vấn đề kỹ thuật cần cải thiện.
Mức độ chi tiết của báo cáo có thể khác nhau tùy gói dịch vụ. Một gói chỉ cập nhật nội dung sẽ có phạm vi theo dõi khác với gói quản trị kỹ thuật, bảo trì và tối ưu SEO.
7 nhóm thông tin nên có trong báo cáo chăm sóc website
1. Công việc cập nhật nội dung
Liệt kê những bài viết, sản phẩm, hình ảnh, bảng giá, thông báo hoặc thông tin doanh nghiệp đã cập nhật trong tháng.
Đối với từng hạng mục, nên có đường dẫn nội dung, ngày thực hiện và trạng thái hoàn thành để khách hàng dễ kiểm tra.
2. Tình trạng hoạt động website
Ghi nhận các vấn đề như website không truy cập được, lỗi hiển thị, lỗi biểu mẫu, lỗi đường dẫn hoặc chức năng hoạt động không đúng.
Nếu có hệ thống giám sát uptime, báo cáo có thể bổ sung thời gian gián đoạn và thời điểm xử lý. Không nên đưa ra tỷ lệ uptime khi chưa có dữ liệu đo lường.
3. Sao lưu và bảo mật
Thể hiện trạng thái sao lưu, thời điểm sao lưu gần nhất, kết quả kiểm tra và những cảnh báo bảo mật cần chú ý.
Cần phân biệt giữa việc đã tạo bản sao lưu và việc đã kiểm tra khả năng khôi phục. Hai công việc này không hoàn toàn giống nhau.
4. Các lỗi kỹ thuật đã xử lý
Liệt kê lỗi phát hiện, nguyên nhân nếu đã xác định được, hướng xử lý và trạng thái sau khi kiểm tra lại.
Những lỗi chưa hoàn thành cần ghi rõ lý do, mức độ ảnh hưởng và kế hoạch tiếp tục xử lý.
5. Tình trạng SEO kỹ thuật
Nếu gói dịch vụ có bao gồm kiểm tra SEO, báo cáo có thể thể hiện tình trạng lập chỉ mục, URL lỗi, sitemap, thẻ tiêu đề, liên kết hỏng và những vấn đề kỹ thuật đáng chú ý.
Cần lưu ý rằng bảo trì SEO kỹ thuật không đồng nghĩa với cam kết tăng thứ hạng từ khóa.
6. Hiệu suất và dữ liệu truy cập
Khi được cấp quyền Google Analytics 4 hoặc Google Search Console, đơn vị quản trị có thể bổ sung dữ liệu truy cập, lượt nhấp tìm kiếm, lượt hiển thị và những thay đổi đáng chú ý.
Các chỉ số cần ghi rõ nguồn dữ liệu và khoảng thời gian so sánh. Không nên nhầm lẫn lượt truy cập với số khách hàng tiềm năng.
7. Kiến nghị và kế hoạch tháng tiếp theo
Một báo cáo có giá trị không chỉ ghi lại công việc đã làm mà còn đề xuất những cải thiện tiếp theo dựa trên tình trạng thực tế.
Ví dụ: cập nhật nội dung dịch vụ, tối ưu hình ảnh, xử lý lỗi hiển thị trên điện thoại hoặc cải thiện biểu mẫu liên hệ.
Mẫu báo cáo chăm sóc website hằng tháng dành cho doanh nghiệp
Dưới đây là mẫu minh họa giúp doanh nghiệp hình dung cách tổ chức báo cáo. Các trạng thái trong bảng chỉ là ví dụ, không đại diện cho kết quả thực tế của bất kỳ website nào.
Mẫu báo cáo có thể được điều chỉnh theo phạm vi hợp đồng, nền tảng website và những công việc doanh nghiệp yêu cầu.
Làm sao đánh giá chất lượng dịch vụ chăm sóc website?
Công việc có đúng phạm vi đã thỏa thuận?
Đối chiếu danh sách công việc trong hợp đồng với các hạng mục thực tế. Không nên đánh giá chỉ bằng số lượng đầu việc nếu mức độ phức tạp khác nhau.
Có bằng chứng để kiểm tra?
Các nội dung đã cập nhật nên có URL, lỗi kỹ thuật nên có mô tả và trạng thái xử lý. Những công việc phù hợp có thể kèm ảnh chụp hoặc nhật ký thực hiện.
Vấn đề tồn đọng có được theo dõi?
Một báo cáo minh bạch cần ghi nhận cả những công việc chưa hoàn thành, nguyên nhân và thời gian dự kiến tiếp tục xử lý.
Có đề xuất phù hợp với mục tiêu kinh doanh?
Ngoài duy trì kỹ thuật, những đề xuất cải thiện trang dịch vụ, nội dung và trải nghiệm khách hàng có thể giúp website phục vụ doanh nghiệp tốt hơn.
Báo cáo chăm sóc website khác báo cáo SEO như thế nào?
Hai loại báo cáo có thể sử dụng một số dữ liệu giống nhau, nhưng mục tiêu không hoàn toàn giống nhau.
| Tiêu chí | Chăm sóc website | SEO |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Duy trì, cập nhật và bảo trì website | Cải thiện khả năng tiếp cận qua tìm kiếm |
| Nội dung chính | Công việc, lỗi, sao lưu, bảo trì | Truy vấn, URL, nội dung, hiệu suất tìm kiếm |
| Kết quả đánh giá | Mức độ hoàn thành và tình trạng vận hành | Xu hướng hiển thị, lượt nhấp và mục tiêu SEO |
Một số gói chăm sóc website có thể bao gồm hạng mục SEO cơ bản. Doanh nghiệp nên xem kỹ phạm vi dịch vụ để hiểu những công việc nào được thực hiện định kỳ và những công việc nào cần triển khai riêng.
Báo cáo nhiều trang chưa chắc đã thể hiện dịch vụ hiệu quả.
Giá trị của báo cáo nằm ở thông tin chính xác, công việc có thể kiểm chứng và những vấn đề được giải quyết. Một báo cáo ngắn nhưng rõ ràng, có bằng chứng và kế hoạch tiếp theo thường hữu ích hơn một báo cáo dài chỉ liệt kê các chỉ số không liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ chăm sóc website có bắt buộc báo cáo hằng tháng không?
Tần suất và hình thức báo cáo phụ thuộc vào thỏa thuận dịch vụ. Doanh nghiệp nên yêu cầu quy định rõ nội dung báo cáo ngay từ khi ký hợp đồng.
Website không có lỗi thì báo cáo những gì?
Báo cáo vẫn có thể ghi nhận các hoạt động kiểm tra, sao lưu, cập nhật nội dung và tình trạng hệ thống. Cần phản ánh đúng những công việc đã thực hiện, không tạo ra hạng mục không có thật.
Báo cáo chăm sóc website có cần thống kê lượt truy cập?
Không phải gói dịch vụ nào cũng bao gồm phân tích truy cập. Nếu có theo dõi, nên sử dụng dữ liệu từ công cụ phù hợp và giải thích rõ ý nghĩa của từng chỉ số.
Doanh nghiệp nên làm gì nếu không nhận được báo cáo?
Trước tiên, cần kiểm tra lại thỏa thuận dịch vụ và trao đổi với đơn vị quản trị để làm rõ công việc đã thực hiện. Nếu chất lượng hỗ trợ không đáp ứng nhu cầu, doanh nghiệp có thể đánh giá phương án thay đổi nhà cung cấp.
Lựa chọn dịch vụ chăm sóc website phù hợp với doanh nghiệp
Mỗi website có nhu cầu quản trị khác nhau. Website giới thiệu doanh nghiệp có thể ưu tiên cập nhật nội dung, kiểm tra lỗi và bảo trì định kỳ. Website bán hàng hoặc có nhiều chức năng thường cần phạm vi kiểm tra rộng hơn.
Doanh nghiệp nên xác định rõ những công việc muốn thuê ngoài, tần suất thực hiện, thời gian hỗ trợ và phương thức nghiệm thu.
Blueweb cung cấp dịch vụ chăm sóc website và các giải pháp nâng cấp, sửa chữa website theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Nếu website đang được quản lý bởi một nhà cung cấp khác, doanh nghiệp cũng có thể trao đổi về phương án tiếp nhận và phạm vi bàn giao trước khi thay đổi đơn vị phụ trách.
BLUEWEB | DỊCH VỤ CHĂM SÓC WEBSITE DOANH NGHIỆP
Website của bạn đang được chăm sóc như thế nào mỗi tháng?
Nếu doanh nghiệp chưa có người phụ trách cập nhật nội dung, kiểm tra kỹ thuật hoặc theo dõi tình trạng website, Blueweb có thể tư vấn phạm vi dịch vụ phù hợp.
Hãy gửi đường dẫn website hiện tại và nhu cầu quản trị để được trao đổi về các hạng mục chăm sóc, tần suất thực hiện và chi phí.
Chia sẻ nhận xét về bài viết